グローバル企業の国内支社は、PGA(Public and Government Affairs)部門のビジネスプロセスの改善に苦労しています。PGAの従業員は、外部の利害関係者と効果的に連携するために、膨大な量の情報を収集、管理、および交換する必要があります。複雑なケースには、さまざまな部門の多くの従業員のコラボレーションが含まれます。情報を共有し、対応する活動を調整する能力は、会社の成長計画にとって非常に重要です。彼らの現在のツールと実践は、目的を十分に果たしていません。数年前に導入された既存のシステムには、アクティブなユーザーがわずかしかいません。PGAの従業員の大多数は、システムが使いにくく、必要な機能が不足しているため、使用を避けています。 その結果、利用可能な情報はほとんど構造化されておらず、ローカルまたは共有ネットワークドライブに保存されます。一部の情報は紙の形式でのみ存在します。 プロジェクトを後援しているブランチのPGAヘッドは、他の2つのブランチが数か月前に正常に展開した構成可能なソリューションを実装したいと考えています。どちらの展開も、プロジェクトを支援するために利用できる3人のソリューションコンサルタントによって行われました。彼らは、PGAのニーズに合わせてソリューションを調整し、PGAスタッフをトレーニングする責任があります。彼らの助けを借りて、スポンサーは約3か月でプロジェクトを完了する予定です。 ソリューションコンサルタントは、他のプロジェクトチームより7時間早く別の国に常駐します。それらはパートタイムで利用可能になりますが、初期トレーニングを実施し、システムの本番環境への最終的な展開に参加するために、PGAセントラルオフィスへの1週間の長旅を2回計画しています。次に、コンサルタントは、ビジネスアナリスト(BA)が必要なデータの収集とカスタマイズ要件の定義を支援することを期待しています。 ソリューションコンサルタントは、一連のソリューションドキュメントを作成しました。スプレッドシートには、優先順位が割り当てられたすべての要件の簡単な定義のカタログが含まれています。別のドキュメントでは、データモデルとユーザーインターフェイスについて説明しています。新規および変更された要件について、BAは、変更のソース、理由、複雑さ、優先度などの追加の属性を取得したいと考えています。これらの要件の一部は、他の作業で再利用できます。 これらの要件に関する情報はどのように管理する必要がありますか?
正解:D
A: Rewriting requirements independent of the solution design is not a good option because it would be redundant and time-consuming. The existing solution documents already contain the necessary information for the solution consultants to customize the system. The BA only needs to add some additional attributes for the new and changed requirements, not rewrite them from scratch. B: Entering the information in the company's change management system is not a good option because it would not be accessible or useful for the solution consultants. The change management system is typically used for tracking and approving changes to the existing system, not for defining and documenting requirements for a new system. The BA needs to communicate the requirements to the solution consultants in a format that they can understand and use for customization. C: Adding the attributes to the original requirements catalog and changing requirements is not a good option because it would modify the as-is solution documents, which may be needed for reference or comparison purposes. The BA should not alter the existing solution documents without the consent of the solution consultants, who created and own them. The BA should create a separate document for the new and changed requirements, and link them to the original requirements catalog if necessary. D: Creating a new workbook of requirements with necessary attributes is the best option because it would allow the BA to capture and manage the information for the new and changed requirements in a structured and consistent way. The BA can use a spreadsheet or a similar tool to create a new workbook of requirements, and include the additional attributes such as the source, reason, complexity, and priority of change. The BA can also reuse some of the requirements in other work by copying or referencing them in the workbook. The BA can share the workbook with the solution consultants, who can use it to customize the system according to the PGA needs.