入札プロセスの目的は、潜在的なサプライヤに、製品またはサービスを購入組織に供給する入札を依頼することです。次に、購入組織は適切なサプライヤーを選択し、契約を結び、管理します。このプロセスが選択されるのは、大規模または複雑なプロジェクトが必要な場合、法律で義務付けられている場合、または会社のポリシーでそうすることが定められている場合です。入札プロセスの段階には以下が含まれます。ステージ 1: 使用するテンダーのスタイルを決定します。調達内で使用される入札には 4 つのタイプがあり、これには以下が含まれます。1) 公開 2) 制限付き 3) 交渉済み 4) 競争的対話 第 2 段階: 入札への招待の準備 (ITT): この段階では、潜在的な供給者が利用できるようにする文書を準備します。潜在的な入札者が必要性を完全に理解し、適切な応答を準備して送信するために知っておく必要があるすべての情報を含める必要があります。公開状、会社概要、プロジェクト概要、評価基準、提出日など。
ステージ 3: ITT の送信: 公平性、透明性、および平等性を考慮して、購入者はすべての潜在的なサプライヤーに同時に文書を提供し、すべてのサプライヤーにまったく同じ情報/文書を提供します。ITT を受け取った後、一部のサプライヤーが文書の内容について説明を求めた場合、バイヤーは、プロセスの透明性と公平性を保つために、同じ質問に対して同じ回答をしなければなりません。また、プロセス内のすべての入札者への各クエリへの応答。
これを怠ると、不利な立場に置かれている、または何らかの形で差別されていると感じている入札者が法的な異議申し立てを行う可能性があります。サプライヤーが法的異議申し立てを提出すると、プロセスが遅れ、最終的にバイヤーの管理コストが増加する可能性があります。
第 4 段階: 購入組織は、入札への招待に対するサプライヤーからの応答 (入札) を受け取ります。サプライヤーは、入札案内文書に含まれる入札提出期限を遵守しなければなりません。締め切り後に到着した入札は、プロセスから除外する必要があります。そうしないと、他のサプライヤーが法的にプロセスに異議を申し立てる可能性があります。
ステージ 5: 入札を評価します。購買組織は、ITT ドキュメントの基準に基づいて入札を評価できるようになりました。機能横断的なチームが入札を評価して、完全な公平性を保証し、選択された入札が目的に合っていることを確認することは常に徹底しています。入札を評価する際、クロスファンクショナル チームは次の分野で入札を検討します。サプライヤー組織、倫理、価格、持続可能性、品質、支払い、廃棄、サービスレベル、場所、保証、およびリスク。
ステージ 6: 契約を落札し、フィードバックを提供するため、購入組織は契約を落札したサプライヤーに渡します。これは、手紙や電子メールなどの正式なコミュニケーションによって行うことができます。
ステージ 7: 契約管理。契約は、入札の招待状の基準に照らして評価されなければなりません。
これらの段階に従わなければならない理由は次のとおりです。
1. 使用する入札の正しいタイプを知ることで、管理コストが削減されます。たとえば、送信される利息を減らすために制限付き入札を行うことを決定すると、管理コストがすでに削減されています。
2. サプライヤは、説明と必要な仕様を作成することにより、バイヤーの意図が何であるかを正確に知ることができます。
3. 入札方式および入札プロセスの使用に頼る目的が確実に達成されるようにすること。
4. 組織が段階を経て付加価値を生み出すようにする。
5. 詐欺、賄賂などの非倫理的な問題がないようにすることは、システムの一部ではありません。
6. 入札プロセスがすべてのサプライヤーに対して透明になるようにすること。透明性と公平性のために、これらの段階に従う必要があります。ステージ 3 と同様に、バイヤーは潜在的なサプライヤーに同時に ITT を送信し、同じ情報を提供します。これを怠った場合、および不利な立場に置かれている、または何らかの形で差別されていると感じている入札者は、法的な異議申し立てを提出する場合があります。サプライヤーが法的異議申し立てを提出すると、プロセスが遅れ、最終的にバイヤーの管理コストが増加する可能性があります。