事例研究6 - 美術学部
背景
スクール・オブ・ファイン・アートは、小中学校向けに学用品を販売する流通会社です。取り扱い品目には、ペン、鉛筆、紙、ノート、チョーク、机、アクリル絵の具、黒板、ホワイトボードマーカー、ホワイトボード塗料などがあります。色鉛筆の需要増加に伴い、納期が長くなっています。スクール・オブ・ファイン・アートは、この市場への販売拡大を計画しています。
美術学部は、事業運営を管理するためにDynamics 365サプライチェーンマネジメントを導入する予定です。
現在の環境。企業構造
美術学校は2つの法人格から成り立っています。
主要企業
アイルランドのダブリンに所在。
- 単一の名称付き倉庫を有する。
両社にとって主要な流通拠点である。
第二中隊
スコットランドのグラスゴーに位置しています。
- 以下の倉庫が含まれます：グラスゴー1、グラスゴー2。
Glasgow1は主に地域への物資供給に利用されています。
Glasgow2は、ベンダー所有の在庫の現地保管場所として、また美術学校の在庫の大量保管場所として機能しています。
現在の環境。一般的なプロセス
美術学校は、業務管理にスプレッドシートと紙のフォームを組み合わせて使用​​している。
・すべての売上、仕入れ、在庫は、管理者がパスワードで保護したスプレッドシートで管理されています。
・管理者がスプレッドシートのパスワードを頻繁に共有し、他のユーザーが代わりに編集できるようにする。そのため、在庫数量や在庫額の信頼性が低くなる。
スプレッドシートは頻繁に更新が不正確であったり、入力ミスがあったり、計算式が壊れていたりする。
発注書の受領書、ピッキングリスト、梱包明細書、請求書はすべて、あらかじめ印刷された3枚複写の用紙に手書きで記入されます。
夏の終わりは、同社にとって最も忙しい時期です。この時期、従業員は通常、倉庫で作業したり、学校への緊急配送を行い、直前のニーズに対応したりしています。
現在の環境。在庫と倉庫管理
美術学部では、先入先出法（FIFO）を用いて在庫を評価している。
倉庫内の在庫は、利用可能な在庫と、顧客に販売済みで出荷待ちの在庫とを区別することができません。そのため、棚卸しの際に在庫が水増しされ、後々の在庫不足につながります。これは、倉庫作業員が既に顧客に約束済みで出荷待ちの商品を数えてしまうためです。
- グラスゴー2のスペースはすべてベンダーに割り当てられています。
スペースの制約上、学校向けのコピー機の注文は、業者から学校へ直接配送されます。
クレヨンは、箱に入っているかケースに入っているかによって、別々の品目番号で保管されます。そのため、在庫数を数えて在庫にあるクレヨンの総数を把握する際に問題が生じます。
在庫管理の不備により、販売注文の不足が生じ、バックオーダーが発生し、学校側の不満につながっている。
・事業の季節性のため、在庫は四半期ごとに発注されます。
・商品は、新学期ごとに人気のサイズ、色、スタイルに基づいて毎年変更される可能性があります。さまざまな構成を作成する作業は手作業で行われるため、多大な手間がかかり、データ入力のために臨時の作業員が雇われています。
現在の環境。購入
再発注は、学年度開始時の季節的な需要の急増を考慮し、年末休暇前後には需要が鈍化し、翌学年度まで続くという傾向を見ながら、バイヤーが手動で管理します。
ペンは入手しやすい商品であり、セールで割引販売されることはめったにない。
・コピー機はグラスゴー地域でのみ販売されています。
コピー用紙と画用紙はパレット単位でダブリン1に発注され、より小さなサイズに分割する必要があります。パレットは通常分割された後、ダブリン1に残るものとグラスゴー1に出荷されるものに分けられます。
チョークと黒板は売れ行きが鈍いため、多くの業者では取り扱っていません。美術学部はこれらの商品を単一の業者から購入しており、代替業者は存在しません。
美術学部は、ベンダーから新しいスマートボードシリーズを購入することに合意しました。合意されたスマートボードの購入価格は、55インチ、75インチ、または85インチのスマートボード1台あたりの価格となります。
- 同社は以下の倉庫向けに鉛筆を購入しています。
グラスゴー1：
- ベンダーA製の標準鉛筆
- ベンダーBからの色鉛筆
ダブリン1：
- ベンダーA製の標準鉛筆
- ベンダーAからの色鉛筆
ホワイトボード用塗料の人気が高まるにつれ、需要も増加し、供給不足を引き起こしている。
ホワイトボード用塗料は6ヶ月前に発注する。
現在の環境。顧客売上
・同社は、各学年度の開始前に、一部の商品について学校と価格に関する契約を締結する。
学校は製品をまとめてケース単位で注文し、クレヨンなどの小分けにして、それを箱単位で各教室に配布することもできます。
ペンは利益率が低く、供給網の不足も発生しないため、学校との契約は不要です。
アクリル絵の具、キャンバス、イーゼルなどの絵画用品は、特別な契約を必要とせず、すべての学校に定価で販売されます。
絵画教室を開講している学校は、絵画用品を特別価格で購入できるプログラムに参加しています。
チョークと黒板の発注頻度は、過去数年に比べて減少している。学校側は、ホワイトボードを発注・設置するよりも費用のかからないホワイトボード用塗料を使用するようになっている。
要件。顧客と販売
・システムには、他の学校での在庫不足を防ぐため、各学校による製品購入量を制限できる機能が必要である。
学校は、学年度ごとに特定の品目について合意された金額を購入する義務を負う。
・カスタマーサービス担当者は、販売注文に必要な商品を簡単に入力し、在庫不足を特定できる必要があります。
ホワイトボード用塗料の販売は、ある学校が在庫をすべて買い占めて他の学校が注文待ちになる事態を防ぐため、制限する必要がある。
・学校は、年間を通して購入するホワイトボード用塗料の量を合意しなければならない。
要件。在庫原価計算
- 在庫には、グラスゴー2のベンダー保管を除き、関連コストがなければなりません。
・仕入先の保管場所には数量は含まれていなければならないが、在庫評価額にコストを含めてはならない。
・毎月末に、原価管理担当者は、完全に決済されない項目の数を特定できなければならない。
- アイテムに対する年間構成変更は、可能な限り自動的に作成される必要がある。
・会社は、色鉛筆と普通の鉛筆のコストを別々に追跡できる必要がある。
要件。在庫
倉庫作業員は、携帯電話とモバイルアプリを使用して、電話を受けたり、倉庫内で取引を作成したりできる必要があります。
・机は、製造年や販売業者に関わらず、単一の品目番号とバーコードを使用しなければなりません。
・水性塗料は、仕入先からバケツ入りで受け取る必要があります。
アクリル絵具は、ロット番号と使用期限に基づいて管理する必要があります。
鉛筆は色鉛筆か普通の鉛筆に分類してください。色鉛筆の個々の色（赤、緑、青など）は記録されません。
独自のスマートボードアイテムの作成は最小限に抑えるべきである。
問題
- WarehouseWorker1はグラスゴー2で働いています。作業員は、倉庫からグラスゴー1とダブリン1へ紙のパレットを出荷するよう依頼されます。WarehouseWorker1は、グラスゴー1からダブリン1へ紙のパレットを移動させるための出荷情報をシステムに作成する必要があります。
デスクのバックオーダー数が増加しています。カスタマーサービス担当者は、在庫のあるデスクの商品番号を選択するのに苦労しています。デスク自体は同じ商品ですが、製造元と製造年が異なります。
ある学校がカスタマーサービスに連絡し、コピー機が故障したと報告した。学校は交換品の迅速な配送を必要としている。
特別絵画プログラムに参加している学校から、先月のキャンバスのセール価格が、同プログラムの価格よりも安かったとの報告がありました。同校は価格調整を求めています。
ある学校から、アクリル絵の具の出荷ロットによって色が若干異なるとの報告があった。
営業チームは、ペンを1ヶ月限定でフラッシュセールすることにしました。販売注文入力担当者は、この情報を販売注文入力画面で顧客に伝えることができる必要があります。
学校から、チョークと黒板が届いた時点で破損しているとの報告が寄せられています。ダブリン1の倉庫で作業員がこれらの製品のケースを開封したところ、やはり破損していることが判明しました。発注書明細ごとに一定割合の在庫検査を実施するプロセスを導入する必要があります。検査に不合格となった場合は、発注書明細のすべての在庫をブロックしなければなりません。
原価計算担当者に情報を提供する必要があります。
まず最初に何をすべきでしょうか？