グローバル企業の全国支社は、Public and Government Affairs (PGA) 部門のビジネス プロセスの改善に苦労しています。外部の利害関係者と効果的に連携するには、PGA の従業員は膨大な量の情報を収集、管理、交換する必要があります。複雑なケースには、さまざまな部門の多くの従業員のコラボレーションが含まれます。情報を共有し、対応する活動を調整する能力は、会社の成長計画にとって非常に重要です。彼らの現在のツールと慣行は、目的を十分に果たしていません。数年前に導入された既存のシステムには、少数のアクティブ ユーザーしかいません。PGA の従業員の大半は、システムが使いにくく、必要な機能が不足しているため、使用を避けています。
その結果、利用可能な情報はほとんど構造化されておらず、ローカルまたは共有ネットワーク ドライブに保存されています。一部の情報は、紙の形式でのみ存在します。
プロジェクトのスポンサーである支部の PGA 責任者は、他の 2 つの支部が数か月前に導入に成功した構成可能なソリューションを実装したいと考えています。どちらの展開も、プロジェクトを支援するために利用できる 3 人のソリューション コンサルタントによって行われました。彼らは、PGA のニーズに合わせてソリューションを調整し、PGA スタッフをトレーニングする責任があります。彼らの支援により、スポンサーは約 3 か月でプロジェクトを完了する予定です。
ソリューション コンサルタントは、プロジェクト チームの他のメンバーより 7 時間早く別の国に住んでいます。彼らはパートタイムで利用できますが、PGA 本部への 1 週間の旅行を 2 回行って、初期トレーニングを実施し、システムの本番環境への最終展開に参加する予定です。コンサルタントは、ビジネス アナリスト (BA) が必要なデータの収集とカスタマイズ要件の定義を支援することを期待しています。
ソリューション コンサルタントは、一連の現状のソリューション ドキュメントを作成しました。スプレッドシートには、優先順位が割り当てられたすべての要件の簡単な定義のカタログが含まれています。別のドキュメントでは、データ モデルとユーザー インターフェイスについて説明しています。新しい要件と変更された要件について、BA は変更のソース、理由、複雑さ、優先度などの追加属性を取得したいと考えています。これらの要件の一部は、他の作業で再利用できます。
これらの要件に関する情報はどのように管理する必要がありますか?