トピック 2、コントソ ファーマシューティカルズ
背景
Contoso Pharmaceuticals は、北米全域で特殊医薬品、原料、原材料を流通しています。同社は、米国、メキシコ、カナダに 33 のオフィスと 12 の倉庫を構えています。顧客のニーズが高度化するにつれて、Contoso は画期的な製品、優れたサービス、材料の納期厳守で顧客を満足させたいと考えています。同社は、エラーが発生しやすい時間のかかる手動プロセスを自動化したいと考えています。Contoso は、発注と履行のプロセスを統合して自動化したいと考えています。
* 同社は配送トラック 500 台を保有しています。ドライバーは 150 名で、商品の配送にはサードパーティの請負業者を利用しています。
* 同社には倉庫作業員 400 名と財務担当者 30 名がいます。
* Contoso には 85 人の営業担当者と 50 人の顧客サービス担当者がいます。営業担当者はほとんどの時間を顧客や見込み客の訪問に費やしています。
* IT 部門は、4 人のシステム管理者と 6 人のシステムアナリストで構成されています。
現在の環境
概要
Contoso Pharmaceuticals には、カスタム エンタープライズ リソース管理 (ERP) システムがあります。他のアプリケーションやサービスをシステムに統合するのは困難です。オフィス スタッフは、契約書のスキャンまたはハード コピーを受け取った後、注文書、顧客注文書、請求書を手動で入力します。
アプリケーション
* 同社では、各ユーザーのワークステーションで実行される SMSApps というカスタム サプライヤー管理システムを使用しています。このシステムの実行と保守にはコストがかかります。SMSApp には API がありません。
* 営業担当者は Dynamics 365 Sales を使用して顧客の要求を管理します。
* Contoso には、Microsoft Power Platform 開発、ユーザー受け入れテスト (UAT)、および運用環境があります。
* 管理者は、テストをサポートするために、環境ごとに 1 つの買掛金 (AP) メールボックスを作成します。
* DLP ポリシーとデスクトップ フロー開発の使用は、自動化要件の一部として指定されます。
ビジネスプロセス
1. 営業担当者は、Microsoft Word ドキュメント テンプレートを使用して見積書を作成します。このテンプレートを使用すると、営業担当者は製品の数量や、注文を処理するために必要なコスト見積もりの​​詳細を含めることができます。営業担当者は見積書を PDF ファイルに変換し、そのファイルを顧客に電子メールで送信して承認を得ます。
2. 営業担当者は、新しい注文について財務チームに通知し、処理のために見積書のコピーを財務チームに電子メールで送信します。
3. 財務チームは見積書を印刷し、SMSApp に手動で発注書 (PO) を作成して、既知の信頼できるベンダーに資材を要求します。
4. SMSApp は PO を関係者に配布します。システムはコピーを財務チームの共有メールボックスに送信します。
5. ベンダーが発注書を履行すると、システムから財務メールボックスにメールが送信されます。財務チームは倉庫に注文をリリースします。
6. 資材はベンダーから Contoso の倉庫の 1 つに出荷されます。倉庫作業員は、運送状から重要な情報を SMSApp に入力します。資材は倉庫から降ろされ、顧客に出荷されるまで倉庫に保管されます。
7. SMSAppで毎日の新規注文を確認すると、新規に受け取った材料を待っている未処理の注文が保留中になっていることがわかります。
8. 倉庫作業員は配送のために注文をトラックに積み込み、SMSApp で注文を完了としてマークします。
9. 営業担当者は注文の履行状況と追跡情報を提供します。
10. 財務担当者が請求書を作成し、顧客に電子メールで送信します。担当者は電子メールのコピーを共有 AP メールボックスに送信します。
11. AP チームは共有メールボックスを監視して、顧客が請求書を支払ったことを確認します。
要件
機能要件
* 大量注文は他の注文より先に処理する必要があります。
* 請求書は、出荷時の梱包明細書と受け取った商品とを照合する必要があります。
* 財務チームは、不正防止活動を実施するために、取引データのパターンを分析できる必要があります。
* 受信注文に関するデータを SMSApp に入力するプロセスを自動化する必要があります。
* ソリューションは最小権限の原則に従う必要があります。
発注数量フロー
* SMSApp で注文書の詳細を更新するには、管理されていないソリューションを作成する必要があります。フローでは手動トリガーを使用する必要があります。
* 買掛金チームのメンバーはソリューションのテスターに​​なります。彼らは発注数量フローにアクセスできる必要があります。
請求書データ処理フロー
* AP メールボックスを監視するフローを作成する必要があります。請求書が受信トレイに添付ファイルとして到着すると、フローはフォーム処理モデルを使用して請求書データを自動的に処理する必要があります。フローは、受信したアイテムを梱包明細書と照合する必要があります。
* 開発ユーザー受け入れテスト (UAT) と運用環境では、異なる買掛金メール アドレスを使用する必要があります。
* 使用中の環境の買掛金メールボックスを表すには、環境変数を使用する必要があります。
* 複数のクラウド フロー、カスタム コネクタ、キャンバス アプリにわたって環境変数を使用できる必要があります。
技術要件
* ユーザーは、従業員が必要な職務を遂行するために必要なシステムにのみ接続し、アクセスできるようにする必要があります。
* すべての自動化フローは、スタッフ間で共同所有または共有する必要があります。
* 個人の生産性自動化を構築するために、すべての従業員が新しい環境にアクセスできる必要があります。
* 生産性を最適化するには、デスクトップ フローのワークロードを分散する必要があります。
フローを監視する
* 請求書から抽出されたすべてのデータは、カスタム Dataverse エンティティに保存する必要があります。財務ロールの一部である従業員のみがすべての請求書データを編集できるようにする必要がありますが、請求書データの作成や削除は禁止する必要があります。
問題
請求書データ
すべてのユーザーは、請求書データを表示および変更できることを報告しています。
新しい環境
* IT 部門が新しい環境を作成します。ユーザーは、デスクトップ フローをトリガーする FlowA という名前のクラウド フローを環境に作成します。ユーザーから、クラウド フローがデスクトップ フローの実行をトリガーしないという報告がありました。
* Microsoft Dataverse は新しい環境でプロビジョニングされていません。既定の環境でデスクトップ フローを作成しようとしましたが、Dataverse エラー メッセージが表示され、続行できません。
データ入力自動化フロー
管理者は開発環境で新しいデスクトップ フローを実行し、SMSApp へのデータ入力を自動化します。フローは自動的に一時停止状態に戻ります。
注文処理フロー
無人デスクトップ フローを使用して、顧客とのコミュニケーション プロセスを自動化する必要があります。フローは、SMSApp で各アクティブな注文の履行ステータスを確認する必要があります。注文が履行された場合、フローは顧客に注文の追跡情報を含むメールを送信する必要があります。